Dalam kemajuan teknologi informasi
seperti saat ini, segala sesuatu dapat diakses melalui internet. Bukan hal yang
mustahil untuk menjadikan sesuatu yang berada jauh menjadi sangat dekat hanya
dengan mengaksesnya melalui sebuah keyword yang diinput kedalam internet
seperti browsing, searching, mailing dan lain sebagainya. E-library atau
perpustakaan elektronik merupakan salah satu bukti dari kemajuan teknologi.
E-Library adalah suatu perpustaan dalam bentuk digital yang mampu menyimpan data
mulai tulisan, gambar, maupun suara yang kemudian didistribusikan melalui
sebuah protokol elektronik melalui jaringan komputer. Menurut Donald D Waters “E-library adalah organisasi yang
menyediakan sumber daya, termasuk staf khusus untuk memilih struktur serta
menawarkan akses intektualitas untuk menginterpresentasikan, mendistribusikan,
mengintegrasikan, dan memastikan ketahanan dari waktu ke waktu akan koleksi
karya digital sehingga dapat tersedia untuk disebarluaskan dan digunakan oleh
sebuah komunitas dan masyarakat luas.”. E-library juga merupakan gabungan dari
Information and Communication Technology (ICT) dimana elektronik yang menjadi
media untuk penyampaian informasi dan komunikasi tersebut E-library tidak
tercipta begitu saja, E-library ada karene memiliki beberapa komponen yaitu
komputer, file audio dan video, internet, e-books, dan katalog buku. Pada
umumnya perpustakaan digital diakses secara online melalui website tertentu. Melalui
penerapan teknologi informasi dapat dilakukan penyimpanan, penyebarluasan, atau
bahkan mendapatkan informasi pengetahuan yang kemudian dapat diolah dan menjadi
bahan baru dalam perpustakaan. Pengelolah perpustakaan online juga dapat
melakukan automasi melalui katalogisasi, pengelolahan data anggota,
investarisasi dan lain-lain. Penerapan teknologi informasi yang tepat dan
automasi yang sesuai dapat menjadikan perpustaan elektronik sangat berguna bagi
pengunjungnya.
E-library pada umumnya memiliki
format digital, namun pada dasarnya E-library memiliki dua jenis bahan yang
dijadikan sebagai koleksi yaitu digital material dan digitalisasi (digitized
material). Digital material adalah bahan yang dalam format awalnya sudah dalam
bentuk digital sehingga tidak diperlukan lagi proses untuk mengubah formatnya
kedalam format digital. Sedangkan Digitized material merupakan bahan yang
format awalnya belum dalam format digital sehingga memerlukan proses
digitalisasi lagi, seperti scanning, recording, retype. Format-format yang
biasanya digunakan dalam E-library diantaranya DOC, TXT, PDF untuk teks. JPEG,
BMP, GIF, WMF untuk gambar. ANI, FLI, SWF untuk animasi. AVI, MOV, MPG untuk
video. HTM, HTML untuk website dan COM, EXE untuk program.
Kelengkapan fitur yang disediakan
dan menariknya tampilan didalam perpustakaan digital yang menjadi kunci utama
banyaknya visitor perpustakaan tersebut, seperti fasilitas yang disediakan dalam
perpustakaan digital Universitas Gunadarma yang dapat diakses melalui http://library.gunadarma.ac.id. Sesuai
dengan visi dan misi Universitas Gunadarma tidak pernah tertinggal terutama
dalam ilmu pengetahuan dan teknologi. Berbagai macam fitur yang telah
dikembangan tersedia didalam perpustakaan digital ini, seperti;
F Menu Utama merupakan
tampilan beberapa menu diantaranya
·
Informasi
pinjaman, memungkinkan pengaksesnya (terutama dosen dan
mahasiswa) untuk mengetahui berapa presentase Trafik Transaksi Peminjaman buku
perminggu dan Jumlah Koleksi Buku yang tersedia perfakultas
·
Layanan
perpustakaan, dalam bagian ini penunjung mendapatkan
informasi mengenai keanggotaan, admnistrasi, jenis layanan diperpustakaan, dan
waktu pelayanan.
·
Katalog
buku, berisikan koleksi buku dan lokasi ketersediaan buku
tersebut
·
Prosedur,
berisi berbagai macam informasi mengenai prosedur atau tata cara yang harus
dilakukan mengenai UG E-library
F Otentikasi Sistem, biasanya
user dan administrator memiliki tampilan yang berbeda setiap setelah login
didalam suatu layanan. Otentikasi sistem ini yang akan membaca database ketika
pengakses melakukan login untuk mengatur tampilan sesuai dengan account yang
dimiliki (user atau admin).
F Administrasi dan Hak Akses, fitur
ini yang mengatur dalam pembatasan hak akses bagi pengguna, memberikan username
dan password, juga mengelompokan beberapa user berdasarkan tingkat, kelas, atau
abjad nama misalnya.
F Manajemen Anggota dan Sirkulasi,
dalam fitur ini digunakan untuk pencarian anggota perpustakaan digital, data
peminjaman, dan data pengembalian buku (biasanya dalam bentuk barcode), booking
buku, dan perhitungan denda jika ada keterlambatan dalam pengembalian buku.
Dalam
perpustakaan digital Universitas Gunadarma juga terdapat sebuah fitur yang
sangat menarik yaitu E-paper. E-paper merupakan penyelamat lingkungan terutama penggunaan
kertas, karena dalam E-paper pengguna mendapatkan informasi melalui media
elektronik tanpa adanya berlembar-lembar cetakan kertas. E-paper juga sangat berguna
bagi mahasiswa terutama untuk mengupload hasil penulisan ilmiah (PI).
Penggunaan E-paper sebagai media elektrik yang mampu menyimpan dan menyampaikan
informasi dalam waktu yang sekejap memang tidak mampu disaingi oleh media
cetak. Artinya dengan menggunakan E-paper ini tidak akan ada kepanikan mencari
dokumen dalam tumpukan-tumpukan kertas yang tentu saja lebih memakan waktu.
Penggunaan E-paper pada dasarnya ditujukan untuk pengguna agar lebih mengefesien waktu, kertas, dan tempat
penyimpanan. Fitur yang disebut dengan UG E-Paper ini dapat juga dikatakan
seperti cloudcomputing yang memungkinkan penggunanya untuk menyimpan data didalamnya
terutama hasil penulisan ilmiah dan kemudian tulisan tersebut dapat dibaca oleh
pengguna lain sebagai bahan referensi. Layanan perpustakaan ini sangat membantu
mengembangkan inisitatif mahasiswa untuk membaca, juga dapat sebagai motivasi
mahasiswa untuk mengembangkan inovasi selain dari yang diberikan oleh
Universitas.
Meskipun
perpustakaan digital ini dalam bentuk user-interface namun tidak menutup
kemungkinan penggunanya untuk
berinteraksi secara langsung. Karena pada dasarnya tidak semua pengguna tidak
semua pengguna menyukai untuk membaca buku melalui media elektronik maka
E-library pun menyediakan buku dalam bentuk cetak dimana untuk meminjam dan
mengakses informasi mengenai buku tersebut dapat dilakukan secara online. Misalnya
dalam layanan booking buku meskipun prosedur yang dilakukan melalui komputer
namun kegiatan transaksi yang dilakukan tetap secara manual. Misalnya jika
seorang mahasiswa ingin meminjam buku pemrograman terstruktur dan sistem
informasi manajemen, maka mahasiswa tersebut dapat membookingnya melalui
E-library namun juga harus tetap mengambilnya secara langsung ke lokasi perpustakaan.
Namun
demikian E-library tetap memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan yang
dimiliki E-library adalah tidak akan ada data yang rangkap, karena sistem
manusia dan komputer memiliki perbedaan yaitu sifat ‘lupa’ yang dimiliki
manusia tidak dimiliki oleh sebuah komputer, jika manusia menginput data sebuah
buku yang masuk kemudian lupa menulis data tersebut pada tanggal berapa maka
hal tersebut tidak akan terjadi didalam sistem komputer karena komputer.
Kemudian dalam hal kapasitas E-library juga lebih baik dibandingkan dengan
perpustakaan biasa, jika dalam sistem manual dibutuhkan banyak ruang untuk
menyimpan catatan atau laporan perpustakaan dalam satu tahun, dalam E-library
hanya dibutuhkan media penyimpanan sekitar 1-2GB. Selain itu keakuratan
E-library lebih terjamin karena ketika pengguna ingin mencari sebuah buku maka
pengguna tersebut hanya perlu menginput keyword sesuai dengan buku yang
dicarinya kemudian sistem akan mencarikan ketersediaan dan informasi lengkap
mengenai buku tersebut. Sedangkan kekurangan utama yang dimiliki E-library
ialah copy right atau Hak Cipta,
dalam hukum hak cipta terutama di Indonesia pengiriman atau transaksi sebuah
dokumen melalui jaringan masih memiliki pertimbangan karena belum ada aturan
yang cukup jelas mengenai hal ini. Pemadaman listrik pun terkadang menjadi
masalah dalam E-library jika perpustakaan tersebut tidak memiliki jenset atau
UPS yang cukup baik.
.jpg)
.jpg)